Teknik Pemecahan masalah : 5-Why

.. masalah datang terus, habis satu muncul lainnya…. Kita bisa jadi pernah, mesti sekali, mengeleuhkan keadaan ini.  

Masalah.. masalah dan masalah.. saya pikir menghadapi masalah adalah sesuatu yang tidak bisa ditolak. Terlebih untuk  lingkungan kerja. Tidak berlebihan rasanya bila dikatakan SESEORANG DIPEKERJAKAN ADALAH UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH. Artinya bila tidak mau masalah , ya jangan kerja.

Menurutku 
Yang menjadi masalah besar adalah bila masalah yang dihadapi esensinya sama. Itu-itu saja. Ini benar-benar akan membosankan, rutin berada dalam masalah yang sama. Lalu apa yang sebenarnya terjadi?

Stubborn and recurrent problems are often a symptom of a deeper issue.

My Cat

Bahwa masalah yang sama yang datang berulang kali adalah gejala adanya suatu issue yang lebih besar. Saat pertama kali diselesaikan, sebenarnya masalah tersebut pada dasarnya belum selesai. Solusi yang duterapkan atas masalah tersebut hanya bersifat sesaat. Bisa juga bahwa solusi hanya memecahkan sebagian malasah yang dihadapi, tidak menyeluruh.

Tenik pemecahan masalah 5-Why adalah suatu teknik penyelesaian masalah sedrhana namun mujarab. Ini dikembangkan oleh Sakichi Toyoda. Dalam menggunakan pendekatan ini maka saat masalah terjadi, ajukan pertanyaan why (mengapa) berturut-turut sebanyak lima kali dan tentukan sumbermasalahnya. Dari setiap jawaban penyebab, tentukan langkah tindakan untuk mencegah masalah yang sama berulang kembali.

Jadi pendekatan penyelesaian masalah dengan 5 why adalah suatu teknik berulang mengjaukan pertanyaan dan lalu menjawabnya guna mengekplorasi hubungan sebab-akibat suatu masalah. Contoh penerapannya sebagai berikut :

Skenario : suatu organisasi telah selesai melaksanakan event gathering.

…. Yang umum terjadi adalah, pembubaran panitia dilakukan secara tidak resmi. Ini mungkin masih lebih bagus dibanding tidak ada acara khusus pembubaran panitia. Namun menjadi paling BAGUS BILA DALAM ACARA PEMBUBARAN PANITIA, KEGIATAN DIEVALUASI UNTUK MEMBERIKAN APRESIASI TERHADAP PANITIA SERTA UNTUK MENGAMBIL HIKMAH ATAS KEJADIAN SELAMA PELAKSANAAN.

Misalnya setelah dilakukan review : didapati kondisi  bahwa layanan catering terlambat 2 jam dari jadwal pengantaran yang telah ditentukan.

Penggunaan pendekatan 5-Why dalam menentukan akar masalahnya adalah sebagai berikut :

 lANGKAH

	Reason	Why?
1	Layanan jasa catering terlambat 2 jam	Why (mengapa) terlambat 2 jam?
2	Karena Purchase Order tidak diserahkan tepat waktu	Why (mengapa) PO terlambat disiapkan ?
3	Karena tanda tangan persetujuan PO telat.	Why (mengapa ) PO tidak ditandatangani tepat waktu ?
4	Karena PO baru disiapkan 3 haris sebelum pelaksanaan event .	Why (mengapa) PO mepet disiapkan?
5	Karena PO dilupakan .	Why (mengapa) dilupakan?
Root Cause:	Karena tidak ada checklist yang mengidentifikasi secara jelas tugas yang perlu dikerjakan tepat waktu

Dalam kasus ini , akar masalahnya adalah karena tidak ada checklist yang memastikan semua kegiatan disiapkan tepat waktu.

Artinya bahwa agar kejadian yang sama tidak berulang checklist harus dibuat dengan mempertimabngkan waktu

Contoh lainnya :

Kasus : Klien menolak membayar  selebaran  yang telah dicetak untuk mereka.

1.     Why? … Pengantaran terlambat sehingga selebaran  tidak bisa digunakan.

2.     Why? … Pengerjaan memakan waktu lebih lama dibanding yang diperkirakan

3.     Why? … perusahaan kehabisan tinta print.

4.     Why? ... Tinta di pesan dimenit terakhir .

5.     Why? … stok digudang tidak cukup banyak, dan order tidak bisa dilakukan cepat

Counter-measure: diperlukan supplier yang mau mengantarkan pesanan dengan cepat dalam situasi urgent.

Contoh lainnya

Perusahaan menghadapi pengantaran buruk ban mobil. Biasanya pengantaran berlangsung hanya dalam 24 jam, namun sekarang telah mengalami penundaan hingga 3 hari kerja. Resikonya adalah customer akan  beralih menggunakan jasa perusahaan lain. Departemen quality memutuskan untuk memulai system pengecekan yang mahal untuk mencegah keterlambatan. Perusahaan mitra yang melayani pengantaran di;ibatkan juga dalam proses.

Perusahaan transport , dengan menggunakan pendekatan 5 Why :

1.     Tidak bisa mengantarkan ban dalam 24 jam? – Why?

2.     Supplier tidak memiliki stok yang cukup – Why?

3.     Supplier bergantung pada exporter, kargo tertunda keberangkatannya – Why?

4.     Kapal kargo menunggu freight terisi penuh – Why?

5.     Dalam masa krisi freight mendapatkan order lebih sedikit karenanya mereka mengumpulkan freight berbeda untuk diangku dalam satu kali trip – Why? (root cause)

Counter measure : dalam kondisi krisis tidak bisa mengandalkan pada satu supplier yang ada, karena bisa tertunda keberangkatan atas order, dank arena itu juga perlu mempertimbangkan mencari supplier lainnya

Pendekatan ini digunakan sebagai metode pendekatan ilmiah mendasar pada Toyota, ditujukan untuk perbaikan kualitas dan pengurangan biaya. Tentu saja tidak semua masalah hanya memilikin satu penyebab saja. Root cause adalah penyebab terakhir atas masalah yang terjadi. Bila tidak meyakini apakah root couse telah dapat diuangkap atau tidak, atau permasalahan menjadi lebih kompleks, maka dapat digunakan pendekatan cara lain seperti root cause analysis

Referensi :

http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.htm

https://en.wikipedia.org/wiki/5_Whys

http://info-biography.blogspot.com/2010/03/born-february-14-1867-18670214-in-japan.html

http://www.toolshero.com/5-times-why-toyoda/

http://www.bulsuk.com/2009/03/5-why-finding-root-causes.html

 An Introduction to 5-why - Karn G. Bulsuk: Full Speed Ahead http://www.bulsuk.com/2009/03/5-why-finding-root-causes.html#ixzz3kVE2hEkF