Absensi : dari tradisional ke teknologi

Dari kertas absen ke mesin ceklok lalu ke system HRIS : BAGIAN 1

Kawan saya menceritakan hal ini.. saya ingin bercerita kepada anda.

Kawan saya ini tengah menjalani kerja praktek disebuah perusahaan. Diperusahaan sebenarnya telah disediakan mesin absen, namun itu hanya berlaku untuk karyawan, bukan untuk anak magang… (kasian juga ya..maklum baru magang). Sebagai bukti kehadirannya ditempat magang, ia mengisi absen manual pada selembar kertas yang berisikan informasi jam kehadiran dan pulang dan lalu ditandatangani didepan security sebagai pihak yang membuktikan kebenaran isian data.

Gambar 1

Mari kita lanjutkan ceritanya tentang .... (klik pada kata BACA SELENGKAPNYA)...

 – mesin absen dan kertas absen?

Sumber gambar 1:

http://www.sistemmanajemen.com/2013/10/paket-formulir-kosong-blank-form-fungsi.html

Perbedaanya yang satu bersifat tradisional (manual), sedangkan yang satunya automatis. Manual karena form pada lembar kertas absen harus diisi dengan tulis tangan, dan biasanya ada banyak form yang harus diisi. Pada mesin checkclock, untuk yang taraf paling bawah biasanya cukup dengan menekan nomor ID pada tombol yang telah tersedia. Biasanya juga dilengkapi dengan alat pengenal finger print. Cukup tempelkan jari pada bagian mesin, maka catatan kehadian akan terecord secara otomatis. Jadi pada pokoknya perbedaannya adalah Yang satu berbasis kertas, satunya lagi terformat dalam bentuk elektronik. (baca cerita unik mesin checklock…); referensi gambar 2 :

http://www.ebay.ie/itm/291526250252

ganbar 2 : mesin ceklock

Tentu saja dari segi fungsi keduanya sama, sebagai alat kontrol untuk memastikan semua pihak yang berkontrak dengan perusahaan- karyawan dan anak magang- benar-benar hadir dikantor. Yang saya maksud dengan berkontrak adalah bahwa ada kesepakatan hak dan kewajiban yang dituangkan dalam kontrak - surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan dan juga surat kesepakatan penerimaan untuk magang.

Dari segi kewajiban, karyawan mesti tunduk pada ketentuan yang dipersyaratkan oleh perusahaan, dalam hal ini salah satunya adalah harus hadir dan pulang sebagaimana ketentuan jam kerja perusahaan. Kontrak juga selanjutnya memberi hak legal bagi perusahaan untuk memberikan sanksi bila karyawan melanggar ketentuan jam kehadiran- datang terlambat atau pulang lebih cepat. Misalnya saja pemotongan tunjangan kehadiran , jumlah hari cuti dan malahan bisa juga berupa surat peringatan. Perusahaan memang dipandang sebagai nexus of contract- baca http://financeprofessor.com/notes-for-classes/nexus-of-contracts/-, bahwa semua pihak terikat pada satu kontrak kesepakatan.

Untuk menilai tingkat kepatuhan karyawan mengenai jam kerja, atau pada jam berapa seorang karyawan dating atau pulang, personalia HRD tidak disibukkan lagi dengan mengutak atik ribuan kertas absen. Semua bisa ditampilkan pada layar monitor. Jadi penerapan mesin ceklok mengurangi waktu pengolahan data  dan sebagai hasilnya pengolahan data bisa menjadi lebih akurat. Juga tidak perlu lagi dipusingkan oleh biaya pembelian kertas absen.  

Lalu katanya belakangan ini mulai diterapkan hris. Apa ini?  Akan ditulis pada bagian berikutnya. Selamat membaca